Cocktailempfang

Ein Cocktailempfang ist etwas anderes als die tägliche Bewirtung auf der Messe: Er beginnt zu einer festen Uhrzeit, dauert eine festgelegte Zeit, und in dieser Zeit steigt die Gästezahl auf ein Mehrfaches des normalen Standbetriebs. Die Planung richtet sich danach.

Empfang

Dass der Gast im Moment des Eintretens ein Getränk in der Hand hat, bestimmt den Ton der Einladung. Ein Empfangspunkt in Türnähe verteilt die Warteschlange und verhindert, dass es sich am Standeingang staut.

Serviceform

Zwei Methoden werden zusammen eingesetzt: der fliegende Service mit dem Tablett und ein festes Buffet. Der fliegende Service hält die Gäste an ihrem Platz und unterbricht das Gespräch nicht; das Buffet nimmt in dichten Momenten die Last ab. Welche Form überwiegt, richtet sich nach der Dauer der Einladung und der Größe der Fläche.

Getränkeaufbau

Alkoholfreie Getränke, Fruchtsäfte, Eistee und Saisongetränke bilden den Standardaufbau. Wird alkoholischer Ausschank gewünscht, muss die Genehmigungslage des Messegeländes vorab geprüft werden; nicht jedes Messezentrum erlaubt das.

Dauer- und Personenplanung

Für einen anderthalbstündigen Cocktailempfang werden pro Person im Schnitt drei Getränke und sechs bis acht Häppchen eingeplant. Je länger die Dauer, desto mehr steigt der Getränkeverbrauch statt des Häppchenverbrauchs; das Menü wird nach dieser Unterscheidung aufgebaut.

Abbau

Sobald die Einladung endet, wird die Fläche abgeräumt. Läuft der Messetag weiter, wird der Stand innerhalb von fünfzehn Minuten in den Zustand vor dem Empfang zurückversetzt.