Protección de datos y cámaras: a qué prestar atención en el trabajo

Instalar cámaras en un centro de trabajo es una tarea técnica. Conservar las grabaciones conforme a la ley es una responsabilidad distinta, y recae en el empleador que explota el sistema, no en la empresa que lo instaló.

Lo siguiente no es asesoramiento jurídico, sino un resumen de los asuntos que más encontramos en campo. Consulte a su asesor legal para una valoración específica de su instalación.

Quién es el responsable del tratamiento

La empresa que explota el sistema de cámaras es el responsable del tratamiento. La empresa que lo instala o mantiene es, según el contrato, encargada del tratamiento. La mayor parte de las obligaciones recae en el responsable.

Deber de información

En los accesos a zonas con cámaras debe haber un aviso visible de que se realiza videovigilancia. Ese aviso no debe limitarse a la frase «zona videovigilada»: también debe indicar la identidad del responsable y cómo acceder al texto informativo detallado.

Para los empleados se espera además información por escrito, mediante documentos de contratación o reglamento interno.

Dónde no van las cámaras

Por el principio de limitación de la finalidad, no se vigila donde la finalidad de seguridad no lo exige. Vestuarios, aseos, zonas de descanso y salas de culto entran en esta categoría. También quedan fuera las instalaciones donde se vigila a un empleado de forma continua y en primer plano, convirtiéndose en medición de productividad.

Un campo de visión que invade una parcela vecina o la vía pública crea un problema aparte; en el levantamiento debe preverse la limitación de ángulo o el enmascarado.

Plazo de conservación

Las grabaciones no deben conservarse más de lo que exige la finalidad de seguridad. En la práctica se habla de un rango de 15 a 30 días para la mayoría de empresas; si una normativa sectorial impone un plazo mayor, prevalece esta.

La relación técnica importa: el plazo determina la capacidad de disco. El enfoque «guardemos todo lo que podamos» lleva a retener datos innecesarios y a borrados imprevisibles. Primero se decide el plazo, luego se dimensiona el disco.

Autorización de acceso

Debe definirse quién puede acceder a las grabaciones y aplicarse técnicamente en el sistema. La carencia más frecuente es que todos los responsables compartan la misma cuenta con permisos totales; así no puede saberse quién descargó una grabación.

En una buena instalación los usuarios se definen uno a uno, los permisos de descarga se limitan y los accesos quedan registrados.

Cuando llega una solicitud

Una persona puede pedir información sobre las grabaciones que le conciernen. Tal solicitud puede exigir enmascarar a otras personas. Si el sistema tiene soporte de software para hacerlo debe valorarse en la instalación, no después de recibir la solicitud.

Lista breve de comprobación

• ¿Hay aviso visible en los accesos?
• ¿Se ha informado por escrito a los empleados?
• ¿Están excluidas las zonas privadas y enmascarado lo que invade parcelas vecinas?
• ¿Está decidido el plazo de conservación y dimensionado el disco acorde?
• ¿Están los usuarios definidos uno a uno, limitadas las descargas y registrados los accesos?